Управление стратегией on-line на Битрикс24

Цель статьи, – показать примеры управления реализацией стратегии с помощью корпоративной единой информационной площадки на доступном инструменте, — Битрикс24. В статье на простом языке обсуждаются возможности управления стратегией с использованием данной информационной площадки. Более глубокая проработка темы требует большей методологической проработки и более детальной технической и организационной реализации, и это тема отдельного более масштабного проекта.

Координация и организация усилий всех сотрудников в своей ежедневной работе в Компании должна быть «пропитана» стратегией, теми приоритетами и требованиями, которые в нее вложены. Это в идеальной ситуации. На практике бывает, как у Алисы, встретившей Чеширского кота.

Управление реализацией стратегии on-line, ежедневно, в «интерактиве», требует определенной эко-среды, информационной площадки, и Битрикс24 вполне может взять эту задачу на себя. У меня сложилось впечатление, что изначально типовой функционал Битрикс24 больше ориентирован на оперативное управление продажами, коммуникациями, задачами, проектами, на выполнение четких задач с коротким временным горизонтом. Но если текущие дела оторваны от стратегических целей, то есть риск дрифта в рутину, суету.  Поэтому, идеологически верно поле задач наполнять стратегическими целями и оперативными задачами, со своими временными горизонтами.

Кратко о стратегии. Стратегию можно понимать по-разному (существуют различные школы стратегий). Но как бы мы ее ни понимали, в сухом остатке должны быть обозначены приоритеты в виде каких-то понятных долгосрочных целей, показателей (рис.2) и способы их достижения, структурированные в планы и проекты (рис.3). Затем важно коммуницировать приоритеты сотрудникам, сделать их видимыми для сотрудников. Для этого рассматриваемая площадка вполне может подойти.

Забавный пример встретил на просторах интернета. Скажем, компания А занимается внедрением Битрикс24, но при этом не может организовать свой процесс стратегического развития с использованием Битрикс24, весь итог стратегических сессий оседает в файле MS Word и забывается, не оказывает влияния на текущие процессы. Естественный вопрос, — что мешает перенести итоги стратегической сессии в Битрикс24? Классическая ситуация, — «сапожник без сапог». Стоит отметить один известный подход, триада: «люди + процессы + инструмент», как основе для развития и управления изменениями в организации. Инструмент сам по себе не закроет всех вопросов, в статье я рассматриваю только инструментальную составляющую из триады, и привожу наглядные примеры, что и как можно настроить в системе, чтобы не терять связь оперативной деятельности со стратегическими приоритетами.

Для работы со стратегией можно создать отдельный проект (см. рис.1) со своей группой участников, и настроить его так, чтобы было удобно вести все активности, связанные с вопросами долгосрочного развития компании (хранить документы, ставить задачи, накапливать полезный материал, обсуждать итоги, планировать события и т.п.).

Битрикс24 имеет функциональность по работе с задачами, проектами, процессами, рабочими группами, и данную функциональность вполне можно адаптировать для контроля реализации стратегии. Через теги или пользовательские поля можно создать разные группы целей и задач, — выделить группу долгосрочных, стратегических целей, и группу текущих, в рамках года, квартала, месяца – оперативных задач, с разными участниками в группах. Набор правил, требований, по которым будут сделаны настройки в системе, важно продумать, согласовать заранее. Терминология продукта не содержит понятия «цель», приходится работать с сущностью «задача», на основе которой можно создать и цели, и показатели, и задачи.

Битрикс24 позволяет выстраивать взаимосвязи между задачами, как с учетом вложенности (иерархия задач), так и связывать задачи «по горизонтали» с учетом логики их реализации.

На примере, рис.2, стратегические цели обозначены тегом «стратегическая цель».

Если в системе не придерживаться определенных правил, со временем мы получим «оливье» из целей, задач, показателей, проектов и через какое-то время гибкие возможности системы приведут к информационной свалке, понадобится много усилий (времени, денег), чтобы все, что накопилось в системе «разгрести», систематизировать до состояния понятного, удобного для восприятия пользователя (руководителя, сотрудника).

Цели и задачи полезно связать с проектами, пример связки представлен на рис.2.

1 вариант, мы связываем с проектами стратегические цели, 2 вариант, внутри проекта существует своя структура проектных задач.

Условно скажем, что стратегия развития компании может состоять из счетной и описательной части. Счетная часть нам нужна для измерения прогресса, как мы движемся (для этого используем разного рода показатели, отчетность, оцениваем динамику). А описательная часть стратегии нам нужна для понимания сотрудниками, что мы хотим, чтобы сотрудники знали о стратегии (какие типы клиентов являются ключевыми для бизнеса, а какие – нет, и т.п.). Важен понятийный аппарат, который складывается в каждой компании, его также можно включить в тематическую базу знаний компании о стратегии. В базе знаний о стратегии можно более детально рассказать о самой стратегии, о рынке, трендах, тенденциях, новых продуктах/ технологиях и т.п. (примеры на рис.4-5) Что и как рассказывать — единого рецепта не существует. Важно, чтобы была закреплена ответственность за конкретным сотрудником актуализировать информацию в базе знаний, модерировать обсуждение, если необходима модерация, своевременно пополнять базу новым контентом, направлять информацию на ознакомление новым сотрудникам и т.п.

База знаний – внутренний сайт на портале Битрикс24. Данная информационная площадка предоставляет большие возможности накапливать знания в компании, обеспечивать сотрудникам удобный поиск, доступ необходимой информации (с учетом распределения прав доступа).