Проекты развития организации

evolyutsiya

В период с 2014 по 2017 год в одной интересной девелоперской компании (численностью 300-600 чел., так как в течение этого времени численность организации заметно менялась) в рамках управления по организационному развитию я реализовал совместно с коллегами из проектных команд ряд проектов по оптимизации, автоматизации бизнес-процессов с использованием различных полезных систем:

  1. корпоративный портал (MS Share Point) – процессы поиска информации, информирования, заказ сервисов
  2. система электронного документооборота, СЭД (MS Share Point WSS Docs) – процессы подготовки, доработки и согласования, визирования документов, процессы выдачи поручений и контроля их исполнения
  3. система управления продажами/клиентскими отношениями, CRM (MS Dynamics) – процессы вывода объекта на реализацию, продаж первичной недвижимости, формирования отчетности
  4. корпоративная/информационная система управления проектами, КСУП/ИСУП (MS Project Server + MS Share Point) – процессы систематизации, хранения инженерной документации, коммуникации, планирования, формирования отчетности

Каждый проект добавил что-то свое в копилку опыта, все проекты интересны, своеобразны, сопровождались определенными сложностями. В двух словах, кратко, через сетку одних и тех же параметров я расскажу о каждом проекте.

Под “командой проекта” подразумевается основное ядро рабочей группы, не отражены все привлекаемые по отдельным задачам сотрудники. “Причины” – какие обстоятельства предшествовали внедрению новой системы. “Бюджет” – общий порядок расходов на лицензии, методологию, внедрение, без учета оборудования, эти цены в открытом доступе у вендоров и внедренцев (подрядчиков).

1. КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ (MS SHARE POINT/ WSS PORTAL)

Причины  внедрения - ранее существовавшая web-страничка с телефонами сотрудников компании перестала удовлетворять растущие потребности растущего организма компании, особенно в части информирования новых сотрудников, имиджа компании как работодателя, и т.п.

Спонсор – Генеральный директор

Заказчик – руководитель по персоналу, руководитель административного департамента

Руководитель проекта – руководитель УОР (управления организационного развития)

Команда проекта – УОР (руководитель, бизнес-аналитик), УИТ (специалист по MS Share Point)

Сроки – август – октябрь 2014 (этап разработки и внедрения)

Бюджет (приблизительно) – 1,5 млн. руб.

Функциональность – единая информационная площадка для всех сотрудников компании, адреса офисов продаж, контакты/телефоны, корпоративные новости, акции, мероприятия, внешняя PR-активность, корпоративные нормативные документы, внутренние сервисы – заказ курьера, заказ справок в бухгалтерии/отделе кадров, заказ водителя и т.п.

Вендор/Решение – WSS Consulting/ WSS Portal

Подрядчик – WSS Consulting, затем МИГО

Интеграция – Help Desk (общее количество заявок/количество активных заявок), СЭД (общее количество активных документов на стадии согласования, имеющих отношение к данному сотруднику/количество документов, ожидающих согласования данного сотрудника/ количество просроченных документов)

Весной, 2014 года пришло осознание, что надо чего-то большего, Компания растет, – надо создать общую информационную площадку для персонала, где сотрудники, и в первую очередь, новые сотрудники, найдут всю необходимую информацию о компании, – контакты сотрудников, у кого когда дни рождения, оповещения о новых сотрудниках, увидеть динамическую организационную структуру компании, и понять, где кто сидит, чем занимается подразделение, по какому вопросу к кому обращаться,  и чем живет компания в целом.

2. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, СЭД (MS SHARE POINT/ WSS DOCS)

Причины  внедрения - несовершенство  и длительный срок разработки собственного решения на платформе Oracle, длительное ожидание в очереди задач на программирование новых потребностей от бизнес-заказчиков своими силами, частые изменения маршрутов согласования в связи с частыми изменениями в орг. структуре, в связи с ростом компании, и длительная, трудоемкая переналадка маршрутов согласований в прежней системе СЭД

Спонсор – Президент

Заказчик – руководители юридического департамента, финансового департамента (в других компаниях Заказчиком выступает подразделение по делопроизводству и документообороту, но это не наш случай)

Руководитель проекта – руководитель управления организационного развития

Команда проекта – УОР (руководитель управления организационного развития, бизнес-аналитик УОР 1, бизнес-аналитик УОР 2), УИТ (специалист по MS Share Point), подрядчик

Сроки – май-июнь 2016 проработка методологии решения/ подготовка к опытной эксплуатации, июль 2016 поэтапный запуск новых процессов согласования затратных договоров, январь 2017 – запуск модуля Поручения, март 2017 – запуск модулей согласования актов выполненных работ (АВР), пакетов на тендер (ТЗ)

Бюджет (приблизительно) – 6,5 млн. руб. в течение 2015 г.

Функциональность – согласование, визирование затратных договоров, АВР (акты выполненных работ), ТЗ на тендер (пакет тендерной документации), поручения, исходящие письма, ОРД (организационно-распорядительная документация – СЗ, приказы), шаблоны договоров, бизнес-планы проектов, планировочные решения, нормативные методические документы (регламенты, положения, стандарты).

Последовательность задач – 1) затратные договоры по основной деятельности, 2) поручения, 3) затратные договоры по обеспечивающим процессам, 4) шаблоны договоров, 5) акты (АВР), 6) пакет тендерной документации (ТЗ на тендер)

Вендор/Решение – WSS Consulting/WSS DOCS

Подрядчик – WSS Consulting/МИГО

Интеграция – корпоративный портал, CRM, 1С Казначейство (Бит Финанс)

Методология – разработана матрица маршрутов (виды маршрутов Х должности = роли на пересечении), разработаны/утверждены предметы согласования для каждого согласующего (что позволило избежать ситуации, когда все согласовывают всё), и т.д.

Требования от Заказчика (пример) – оценка КРУ качества подготовки договоров, согласования, устранения замечаний, автоматическая генерация состава согласующих и маршрутов согласования, паспорт тендера, прозрачная связь тендерной процедуры с процессом согласования договора с победителем тендера, связанные документы, виды договоров = классификатор БДДС + часть статей из БДР, и т.д.

Особенности встроенной в систему методологии от Вендорам(пример) – согласовать с неустранимыми замечаниями – этот заданный в справочнике вид решения при согласовании документов был для нас неприемлем, сделали неактивным

Риски (пример) – на фоне постоянных изменений в организационной структуре было особенно интересно внедрять СЭД, когда само решение СЭД плотно зависит от организационной структуры, названия подразделений, должностей, полномочий, которые постоянно находились в динамике…

Результат – в условиях роста количества договоров, роста количества согласований, среднее значение подготовки, согласования, визирования договоров = 10 рабочим дням, 2 недели.

Сопротивление – часть сотрудников была уверена что СЭД замедляет согласование договоров, так как слишком большой состав согласующих, но когда на совещании наглядно рассматривали пример согласования конкретного договора, никто никого не смог сократить, убрать из маршрута.

3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОДАЖАМИ, КЛИЕНТСКИМИ ОТНОШЕНИЯМИ, CRM (MS DYNAMICS)

Причины  внедрения - несовершенство собственной разработки на платформе Oracle, длительное ожидание в очереди задач на программирование новых потребностей от бизнес-заказчиков своими силами, ошибки в отчетах по продажам,

Спонсор – Президент

Заказчик – Коммерческий директор

Руководитель проекта – руководитель УОР

Команда проекта – УОР (руководитель управления орг развития, бизнес-аналитик УОР), УИТ (специалист/разработчик), подрядчик

Сроки – методология ноябрь 2014 – май 2014, запуск в опытно-промышленную эксплуатацию – июнь 2015, отказ от ведения второй “старой” системы – 1 марта 2016, 9 месяцев жили в двух, а точнее, в трех системах, плюс MS Excel.

Бюджет (приблизительно) – 8 млн. руб. за 2014-2015 г.

Функциональность – бизнес-процесс продажи первичной недвижимости, бизнес-процесс вывода объекта на реализацию (корпус/здание/…), отчетность по продажам для департаментов (коммерческий, финансовый, управление проектами). Не сделано (не приоритетная задача, отсутствие заказчика/ресурсов) – процесс постпродажного сервиса, ввод планов продаж

Вендор/Решение – Microsoft/ MS CRM Dynamics

Подрядчик – ТИСА (АРК Риэлтор)

Требования от Заказчика (пример) – пересчет графика клиентских платежей по событиям – фактическая дата подписания, фактическая дата регистрации договора

Интеграция – разноска платежей клиентов по договорам (1С Казначейство/Бит Финанс), цены/скидки/метры – вэб-сайты по каждому девелоперскому проекту, согласование клиентских договоров в СЭД, динамическая визуально красивая отчетность “генералам” в Qlick Sense

Общая логика продаж в CRM

4. КОРПОРАТИВНАЯ/ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ, КСУП/ИСУП (MS PROJECT SERVER + MS SHARE POINT)

Причины внедрения – отсутствие единых стандартов ведения инвестиционно-строительных проектов, отсутствие типовой регулярной отчетности по проектам, непонимание комплекса последствий от несоблюдения сроков КСГ (календарно-сетевого графика) проекта

Спонсор – Президент

Заказчик – президент, и в некоторой степени, – ДПУ (департамент проектного управления)

Руководитель проекта – руководитель УОР (управления организационного развития)

Команда проекта – УОР (руководитель УОР, бизнес-аналитик УОР), начальник отдела планирования, специалист по платформе MS Share Point, подрядчик

Сроки – апрель-сентябрь 2016 концепция ИСУП, июль-сентябрь 2016 прототип ИСУП

Бюджет (приблизительно) – 6 млн. руб.

Функциональность КСУП – проектный портал как единая информационная площадка проектных данных/документов для обмена данными как внутри компании так и с внешними ген. проектировщиками и ген. порядчиками, КСП (календарно-сетевое планирование),

Вендор/Решение – Microsoft/ MS Share Point + MS Project Server … + Synchro

Подрядчик – сначала Acceleration, затем – фри-лансер с глубоким знанием MS Share Point

Интеграция – планировалось с учетной системой 1С,  с CRM (в части проектной отчетности), с СЭД (ссылки на документы, поручения)

Риски (отдельные примеры) – PWA – недружественный интерфейс для обычного пользователя, связи между мастер-графиком и детальными графиками работают некорректно при внесении изменений “снизу”; в требованиях в шаблонах договоров с ген. проектировщиками, ген. подрядчиками не учтены требования работы с ИСУП заказчика

Методология – определение единицы измерения для фиксации % выполнения работ (этаж/секция), структура объектов первична для структурирования работ в графике проекта

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Оставить комментарий